Articolul de mai jos are scop informativ și nu înlocuiește consultanța juridică. Pentru un contract complet și sigur, care are ca obiect creare site, este recomandat să lucrezi cu un jurist, mai ales dacă proiectul are o valoare mare, funcționalități personalizate, plăți online, date sensibile sau drepturi de autor importante.
De ce ai nevoie de un contract pentru creare site
Un proiect web pare, la început, destul de simplu: clientul vrea un site, agenția sau freelancer-ul îl construiește, iar la final site-ul este publicat online. În realitate, între aceste două momente apar multe decizii care pot crea neînțelegeri.
Ce înseamnă „am finalizat site-ul”? Câte pagini sunt incluse? Cine scrie textele și se ocupă de poze? Cine cumpără domeniul? Câte modificări sunt incluse? Cine răspunde dacă materialele întârzie? Ce se întâmplă dacă proiectul se oprește la jumătate, fără să fie terminat?
Un contract ajută tocmai la clarificarea acestor lucruri înainte să se înceapă munca. Nu ar trebui privit ca un semn de neîncredere, dar mai degrabă ca un instrument de protecție pentru ambele părți.
Pentru client, contractul clarifică ce primește, cât plătește și când poate considera proiectul livrat. Pentru prestator, contractul stabilește limitele proiectului, responsabilitățile clientului și condițiile în care munca este plătită.
În dreptul civil, contractul valabil încheiat are putere obligatorie între părți, iar părțile trebuie să acționeze cu bună-credință atât la negociere, cât și pe durata executării contractului.
Ce trebuie să conțină un contract pentru creare site
Un contract de creare site nu trebuie să fie complicat, dar trebuie să fie suficient de clar încât fiecare parte să înțeleagă ce are de făcut.
În general, documentul ar trebui să includă:
- datele complete ale părților
- descrierea proiectului
- livrabilele incluse
- etapele de lucru
- prețul și condițiile de plată
- termenul estimat de livrare
- obligațiile clientului
- obligațiile prestatorului
- regulile pentru modificări
- condițiile de acceptare a site-ului
- drepturile de autor
- licențele folosite
- mentenanța după lansare
- confidențialitatea
- încetarea colaborării
- soluționarea disputelor
Aceste elemente nu sunt identice pentru orice proiect. Un site de prezentare are nevoie de un contract mai simplu decât un magazin online cu WooCommerce, integrare cu facturare, API-uri, automatizări, conturi de client și plăți online.
De aceea, un contract creare site ar trebui adaptat la proiectul real, nu copiat dintr-un model generic găsit online.
Începe cu descrierea clară a proiectului
Prima zonă care trebuie verificată este descrierea proiectului. Dacă aici lucrurile sunt vagi, toate discuțiile ulterioare pot deveni neclare.
Nu este suficient să se scrie „realizare site web”. Trebuie explicat ce tip de site va fi construit.
De exemplu:
- site de prezentare
- landing page
- blog
- portofoliu
- magazin online
- platformă de cursuri
- site de programări
- platformă cu conturi de utilizator
- redesign pentru un site existent
- mentenanță și optimizare pentru un site deja lansat
Un contract bun pentru creare site ar trebui să spună clar și ce tehnologii vor fi folosite, acolo unde este relevant. De exemplu, WordPress, WooCommerce, Shopify, Elementor, o temă personalizată, o temă premium sau o dezvoltare custom.
Această clarificare contează pentru că fiecare soluție are implicații diferite. Un site construit cu o temă și page builder nu este același lucru cu o platformă dezvoltată de la zero. Nici ca buget, nici ca timp, nici ca nivel de flexibilitate.
Stabilește exact livrabilele
Livrabilele sunt lucrurile concrete pe care prestatorul trebuie să le furnizeze. Aici apar foarte multe neînțelegeri în proiectele web.
Clientul poate crede că primește „tot ce trebuie pentru un site complet”, iar prestatorul poate înțelege că livrează doar design-ul și implementarea tehnicăd.
Un contract de creare site ar trebui să precizeze, de exemplu:
- câte pagini sunt incluse
- cum arată structura paginilor
- design-ul este personalizat sau bazat pe template
- dacă include versiune responsive
- se configurează formulare
- conține și blog
- se configurează magazin online
- câte produse sunt încărcate inițial
- sunt configurate metode de plată și de livrare
- se instalează cookie banner
- este implementat tracking
- include optimizare SEO de bază
- include viteză/performance
- includ texte, imagini sau doar implementarea lor
- oferă training pentru administrarea site-ului
Cu cât livrabilele sunt mai clare, cu atât este mai ușor să eviți discuțiile de tipul „credeam că este inclus”.
Responsabilitățile clientului într-un contract de creare site
Un proiect web nu depinde doar de agenție sau de freelancer. Clientul are, de obicei, un rol important în desfășurarea proiectului.
De aceea, un contract de creare site ar trebui să explice ce trebuie să furnizeze clientul și în ce termen.
Clientul poate fi responsabil pentru:
- logo
- texte
- fotografii
- datele firmei
- acces la domeniu
- informații despre servicii
- informații despre produse
- politici juridice
- acces la hosting
- acces la platforme externe
- aprobarea design-ului
- feedback pe etape
- testarea site-ului înainte de lansare
Dacă aceste responsabilități nu sunt clar definite, proiectul poate întârzia, iar prestatorul poate fi acuzat că nu livrează la timp, deși așteaptă materiale sau aprobări.
O formulare utilă în contract este aceea că termenele de livrare se pot decala dacă materialele, feedback-ul sau aprobările întârzie din partea clientului.
Etapele proiectului trebuie puse în contract
Un site nu se face, de obicei, într-o singură etapă. Chiar și un proiect simplu poate avea mai multe etape.
De exemplu:
- analiză și structură
- propunere de design
- implementare
- introducere conținut
- configurare formulare
- testare
- revizii
- lansare
- predare acces
- instruire sau mentenanță
Un contract de creare site ar trebui să arate care sunt etapele principale și ce se întâmplă la fiecare etapă.
Acest lucru ajută clientul să înțeleagă procesul, iar prestatorul să poată organiza munca. De asemenea, ajută la stabilirea momentelor de plată. De exemplu, avans la semnare, plată intermediară după aprobarea design-ului și plată finală înainte de lansare.
Prețul și plata trebuie explicate fără ambiguități
Prețul este una dintre cele mai sensibile părți ale unui contract. Nu este suficient să apară suma totală. Trebuie explicat ce include și ce nu include acea sumă, defalcat.
Un contract de creare site ar trebui să precizeze:
- valoarea totală a proiectului
- dacă prețul include sau nu TVA
- avansul
- tranșele de plată
- termenul de plată pentru fiecare factură
- ce se întâmplă în caz de întârziere
- dacă lansarea depinde de plata finală
- ce costuri externe sunt suportate separat
- dacă există costuri lunare după lansare
Costurile externe pot include:
- domeniu
- hosting
- licențe premium
- plugin-uri
- teme
- fonturi
- imagini stock
- servicii de e-mail
- aplicații de facturare
- procesatori de plată
- servicii de curierat
- instrumente de marketing
- mentenanță lunară
Este important ca aceste costuri să nu fie confundate cu prețul dezvoltării. Dacmă un plugin costă anual, clientul trebuie să știe dacă prețul este inclus doar în primul an sau dacă îl va plăti separat.
Atenție la modificări și revizii
Una dintre cele mai frecvente probleme în proiectele web apare în cazul modificărilor. Clientul vede site-ul și începe să ceară schimbări. Unele sunt normale, altele pot da complet peste cam tot progresul proiectul.
De aceea, un contract de creare site ar trebui să explice câte runde de revizii sunt incluse și ce înseamnă o revizie.
De exemplu, o revizie poate însemna:
- schimbarea unui text
- ajustarea unei secțiuni
- înlocuirea unei imagini
- modificarea culorilor
- ajustări de spațiere
- corectarea unor detalii de layout
În schimb, nu ar trebui tratate ca simple revizii:
- adăugarea unor pagini noi
- schimbarea completă a direcției vizuale
- refacerea structurii aprobate
- introducerea unor funcționalități noi
- schimbarea platformei
- integrarea unor servicii care nu au fost discutate
- refacerea conținutului de la zero
Contractul poate spune că solicitările care depășesc scopul inițial se estimează separat și se lucrează doar după aprobare.
Termenul de livrare al unui contract pentru creare site
Termenul de livrare trebuie să fie realist. Un termen prea optimist poate crea presiune inutilă și poate afecta calitatea proiectului.
În contract, termenul ar trebui legat de câteva condiții:
- primirea avansului
- primirea materialelor necesare
- accesul la domeniu și hosting
- feedback-ul primit la timp
- aprobarea etapelor intermediare
De exemplu, este mai clar să scrii că proiectul se livrează în 30 de zile lucrătoare de la primirea tuturor materialelor necesare și a avansului, nu pur și simplu „în 30 de zile”.
Un contract creare site ar trebui să prevadă și ce se întâmplă dacă apar întârzieri cauzate de:
- client
- prestator
- furnizori externi
- probleme tehnice
- schimbări suplimentare cerute în timpul proiectului
Nu orice întârziere are aceeași cauză, iar contractul trebuie să permită o interpretare corectă.
Cine deține design-ul, codul și conținutul ar trebui precizat într-un contract de creare site
Drepturile de autor sunt una dintre cele mai importante zone dintr-un contract web.
Un site poate include mai multe elemente protejate:
- design
- texte
- fotografii
- ilustrații
- cod
- baze de date
- structură vizuală
- materiale video
- logo
- elemente grafice
- documentație
- componente software
Legea nr. 8/1996 prevede protecția dreptului de autor pentru opere originale de creație intelectuală, inclusiv programe pentru calculator, opere grafice, fotografice și alte creații, iar protecția apare prin simplul fapt al realizării operei, chiar și în formă nefinalizată.
Asta înseamnă că un contract de creare site ar trebui să spună clar ce drepturi se transferă clientului, când se transferă și în ce condiții.
De exemplu:
- clientul primește drept de utilizare asupra site-ului
- clientul primește drepturi patrimoniale asupra design-ului final
- prestatorul își păstrează drepturile asupra unor componente proprii reutilizabile
- licențele terțe rămân guvernate de termenii furnizorilor
- transferul drepturilor are loc doar după plata integrală
- prestatorul poate include proiectul în portofoliu, dacă nu există o clauză contrară
Este important să nu presupui automat că plata unui site înseamnă transferul tuturor drepturilor asupra tuturor elementelor. Pentru programele pentru calculator, legea are reguli speciale privind titularul drepturilor, drepturile de utilizare și faptul că cesiunea dreptului de utilizare nu implică automat transferul dreptului de autor.
Licențe, plugin-uri, teme și fonturi
Multe site-uri sunt construite cu instrumente terțe: teme, plugin-uri, fonturi, biblioteci JavaScript, imagini stock, servicii externe sau platforme SaaS.
Un contract creare site ar trebui să explice cine cumpără aceste licențe și cine răspunde pentru reînnoirea lor.
Verifică în contract dacă:
- licențele sunt cumpărate pe contul agenției
- actualizările depind de o licență activă
- licențele sunt cumpărate pe numele clientului
- licența permite folosirea comercială
- materialele pot fi modificate
- agenția poate reutiliza anumite componente
- există costuri anuale
- ce se întâmplă după expirarea licenței
Un exemplu simplu: dacă site-ul folosește un plugin premium pentru formulare sau checkout, iar licența expiră după un an, clientul trebuie să știe cine o reînnoiește. Altfel, poate apărea situația în care site-ul funcționează la lansare, dar nu mai primește actualizări după câteva luni.
Cine răspunde pentru conținut
Conținutul este adesea tratat superficial, dar poate bloca întregul proiect.
Un contract de creare site ar trebui să spună cine furnizează:
- textele pentru pagini
- imaginile
- descrierile produselor
- logo-ul
- datele de contact
- politicile juridice
- traducerile
- materialele video
- fișierele PDF
- recenziile
- studiile de caz
Dacă prestatorul scrie textele, trebuie stabilit dacă serviciul de copywriting este inclus în preț. Dacă le furnizează clientul, trebuie stabilit până când le trimite și în ce format.
De asemenea, contractul ar trebui să prevadă că partea care furnizează materiale trebuie să aibă dreptul de a le folosi. De exemplu, clientul nu ar trebui să trimită imagini luate de pe Google fără licență, iar agenția nu ar trebui să folosească fotografii stock fără drept de utilizare.
Ce se întâmplă cu textele juridice
Un site poate avea nevoie de documente juridice precum:
- termeni și condiții
- politică de cookie-uri
- politică de retur și livrare
- garanții
- informări GDPR
- politică de confidențialitate
- acorduri pentru newsletter
- texte pentru checkout
Un contract de creare site ar trebui să spună clar dacă aceste documente sunt incluse sau nu.
De cele mai multe ori, agenția web poate implementa paginile și poate ajuta cu structura, dar redactarea juridică propriu-zisă ar trebui făcută de un specialist. Asta este important mai ales pentru magazine online, platforme cu plăți, produse digitale, abonamente sau servicii reglementate.
Dacă site-ul va vinde produse sau servicii către consumatori, pot exista obligații de informare înainte de încheierea contractului, inclusiv informații despre comerciant, caracteristicile produsului sau serviciului, preț, costuri suplimentare, livrare și dreptul de retragere, potrivit OUG nr. 34/2014.
Pentru servicii furnizate online, Legea nr. 365/2002 reglementează serviciile societății informaționale și contractele încheiate prin mijloace electronice, precizând că astfel de contracte produc efecte juridice atunci când sunt îndeplinite condițiile legale de validitate.
Contract de creare site pentru magazin online
Dacă proiectul este un magazin online, contractul trebuie să fie mai detaliat decât pentru un site de prezentare.
Ar trebui clarificat dacă sunt incluse:
- configurarea WooCommerce sau a altei platforme
- încărcarea produselor
- importul produselor din fișiere
- configurarea variațiilor
- metodele de plată și de livrare
- integrarea cu sistemul de facturare
- integrarea cu curier
- e-mailurile automate
- contul de client
- cupoane și reduceri
- setările de taxe
- politici de retur
- feeduri pentru Google sau Meta
- tracking pentru reclame
- testarea comenzilor
Un contract de creare site pentru magazin online trebuie să evite expresii vagi precum „configurare completă magazin online (eCommerce)”. Pentru un client, „complet” poate însemna produse, plăți, curier, facturare, email marketing și reclame. Pentru prestator, poate însemna doar instalarea și configurarea de bază a platformei.
Testarea și acceptarea site-ului
Înainte de lansare, site-ul trebuie testat. Contractul ar trebui să explice cine testează și ce se testează.
Pentru un site simplu, se pot verifica:
- afișarea pe desktop
- afișarea pe mobil
- link-urile principale
- formularele
- meniul
- viteza de încărcare
- textele și imaginile
- paginile juridice
- setările de bază SEO
Pentru un magazin online, trebuie testate și:
- adăugarea în coș
- checkout-ul
- plata
- e-mailurile de comandă
- costurile de livrare
- cupoanele
- stocul
- facturarea
- contul de client
- returul, dacă există funcționalități dedicate
Un contract creare site ar trebui să includă o procedură de acceptare. De exemplu, clientul primește site-ul pentru verificare și are un anumit termen pentru a trimite observații. Dacă nu trimite observații în termen, proiectul poate fi considerat acceptat.
Această clauză ajută la evitarea situațiilor în care proiectul rămâne blocat luni întregi pentru mici modificări sau pentru lipsa unui răspuns.
Lansarea site-ului
Lansarea trebuie tratată ca o etapă separată. Nu este același lucru cu finalizarea design-ului.
Un contract creare site ar trebui să spună ce include lansarea:
- mutarea site-ului pe domeniul final
- conectarea domeniului
- configurarea certificatului SSL
- verificarea formularelor
- configurarea e-mailurilor
- testarea plăților
- verificarea indexării
- redirecționări, dacă este un redesign
- backup înainte de lansare
- perioada de monitorizare după lansare
Dacă site-ul vechi este înlocuit, trebuie stabilit cine răspunde pentru redirecționări, păstrarea URL-urilor importante și verificarea eventualelor pierderi SEO.
Pentru un redesign, lansarea fără plan poate afecta traficul organic. De aceea, dacă site-ul are istoric SEO, contractul ar trebui să includă explicit ce măsuri sunt incluse și ce măsuri nu sunt incluse.
Mentenanța după lansare
Mulți clienți cred că un site finalizat nu mai are nevoie de nimic. În realitate, un site trebuie întreținut.
Mentenanța poate include:
- actualizări WordPress
- actualizări de teme
- backup-uri
- monitorizare securitate
- verificare formulare
- actualizări de plugin-uri
- suport tehnic
- mici modificări
- verificarea erorilor
- optimizări periodice
Un contract de creare site trebuie să spună dacă mentenanța este inclusă după lansare și pentru cât timp.
De exemplu:
- mentenanță inclusă 30 de zile pentru eventuale bug-uri
- mentenanță lunară separată
- suport tehnic contra cost
- actualizări incluse doar cu abonament
- modificările de conținut nu sunt incluse
- intervențiile urgente se taxează separat
Este importantă diferența dintre bug și modificare. Un bug este ceva ce nu funcționează conform proiectului aprobat. O modificare este o cerință nouă sau o schimbare de preferință.
Acces și proprietate asupra conturilor
Un alt aspect important este cine deține conturile folosite pentru site.
Verifică dacă în contract este clar cine controlează:
- domeniul
- hosting-ul
- contul WordPress
- licențele plugin-urilor
- conturile de e-mail
- Google Analytics
- Google Tag Manager
- Meta Pixel
- Google Search Console
- platforma de newsletter
- procesatorul de plăți
- aplicația de facturare
- conturile de curier
Ideal, clientul ar trebui să aibă control asupra conturilor critice ale afacerii. Agenția poate primi acces de administrator sau colaborator, dar domeniul, hosting-ul, procesatorul de plată și conturile comerciale importante ar trebui să fie pe numele clientului sau al firmei lui.
Dacă agenția gestionează totul pe conturile sale, contractul trebuie să explice clar ce se întâmplă dacă încetează colaborarea.
Confidențialitatea și datele sensibile
În timpul unui proiect web, părțile pot avea acces la informații sensibile:
- date despre clienți
- strategii comerciale
- prețuri
- campanii de marketing
- acces la conturi
- baze de date
- informații financiare
- date personale
- produse nelansate
- documente interne
Un contract de creare site ar trebui să includă o clauză de confidențialitate. Aceasta poate spune că informațiile primite în timpul colaborării nu pot fi divulgate sau folosite în alte scopuri decât realizarea proiectului.
Dacă prestatorul are acces la date personale din site, poate fi nevoie și de documente suplimentare legate de GDPR, cum ar fi un acord de prelucrare a datelor, în funcție de rolurile părților și activitățile efective.
Ce se întâmplă dacă proiectul se oprește înainte de predare
Nu toate proiectele ajung la final. Uneori clientul se răzgândește, bugetul se schimbă, materialele nu mai sunt trimise sau colaborarea nu funcționează.
Un contract creare site ar trebui să explice ce se întâmplă în astfel de cazuri.
De exemplu:
- dacă avansul este rambursabil sau nu
- ce se plătește pentru munca deja realizată
- ce se întâmplă cu materialele create până atunci
- dacă clientul primește fișierele intermediare
- dacă drepturile se transferă înainte de plata integrală
- cum se notifică încetarea colaborării
- ce termen de preaviz există
- ce obligații rămân după încetare
Această secțiune este importantă pentru ambele părți. Clientul trebuie să știe ce primește dacă proiectul se oprește înainte de predarea finală, iar prestatorul trebuie să fie protejat pentru munca deja depusă.
Contract de creare site și portofoliul agenției
Pentru agenții și freelanceri, portofoliul este important. Totuși, nu orice client vrea ca proiectul să fie publicat ca studiu de caz.
Contractul ar trebui să clarifice dacă prestatorul poate:
- menționa proiectul în portofoliu
- folosi capturi din site
- publica un studiu de caz
- menționa numele clientului
- include un link în footer
- folosi rezultatele proiectului în materiale de promovare
Uneori, clientul acceptă menționarea proiectului doar după lansare. Alteori, există proiecte confidențiale unde această utilizare nu este permisă.
Este mai bine ca aceste reguli să fie stabilite de la început.
Greșeli frecvente într-un contract creare site
Cele mai multe probleme apar din lipsa detaliilor. Un contract prea scurt poate părea comod, dar lasă loc de interpretări.
Greșeli frecvente:
- proiectul este descris doar ca „realizare site”
- se omite menționarea numărului de pagini
- nu este clar cine scrie textele
- lipsește precizarea termenului pentru feedback
- nu sunt definite reviziile
- nu se precizează ce înseamnă finalizarea
- lipsește menționarea costurilor externe
- licențele nu sunt clarificate
- nu se clarifică drepturile de autor
- lipsește precizarea referitoare la includerea mentenanței
- nu există procedură de acceptare
- nu se explică ce se întâmplă dacă proiectul se oprește
Un contract de creare site nu trebuie să prevadă fiecare detaliu posibil, dar trebuie să acopere zonele unde apar frecvent conflicte.
Checklist rapid înainte de semnare
Înainte să semnezi un contract de creare site, verifică următoarele întrebări:
- Este clar ce tip de site se construiește?
- Sunt enumerate livrabilele?
- Se știe câte pagini sunt incluse?
- Este clar cine furnizează textele și imaginile?
- Sunt stabilite etapele proiectului?
- Există termene pentru feedback și aprobare?
- Prețul include toate serviciile discutate?
- Costurile externe sunt separate?
- Sunt definite reviziile incluse?
- Este clar ce se taxează suplimentar?
- Sunt clarificate drepturile de autor?
- Se știe cine cumpără licențele?
- Este inclusă lansarea?
- Este inclusă mentenanța după lansare?
- Sunt stabilite condițiile de încetare?
- Există reguli pentru confidențialitate?
- Este clarificat accesul la domeniu, hosting și conturi?
Dacă nu poți răspunde clar la aceste întrebări, contractul mai trebuie lucrat.
Concluzie
Un contract de creare site nu este doar un document juridic pus în dosar. Este harta proiectului. El stabilește ce se livrează, cine face ce, cât costă, când se plătește, cum se aprobă site-ul și ce se întâmplă după lansare.
Pentru client, un contract clar înseamnă mai multă siguranță. Pentru agenție sau freelancer, înseamnă limite mai clare și mai puține discuții neplăcute. Așadar, pentru ambele părți, înseamnă un proiect mai organizat.
Cel mai important este ca documentul să reflecte realitatea proiectului. Un site simplu, un magazin online, o platformă de cursuri și un proiect custom nu ar trebui să aibă același contract.
Înainte să începi colaborarea, verifică descrierea proiectului, livrabilele, prețul, reviziile, drepturile de autor, licențele, mentenanța și accesul. Un contract de creare site bine făcut nu garantează că nu va apărea nicio problemă, dar reduce mult riscul ca fiecare parte să înțeleagă altceva din aceeași colaborare.
Scrie-ne și hai să discutăm despre ce are nevoie afacerea ta pentru a avea o prezență online care chiar produce rezultate! Pentru mai multe articole, nu ezita să urmărești blog-ul nostru. Iar dacă ai nevoie de un site nou sau vrei să îți îmbunătățești site-ul actual, contactează-ne pentru un audit gratuit.
