Articolul de mai jos are scop informativ și explică, pe înțelesul tuturor, ce ar trebui să primești după finalizarea unui site. Informațiile nu înlocuiesc consultanța juridică, mai ales dacă proiectul include dezvoltare custom, licențe premium, drepturi de autor, magazine online, baze de date sau conturi comerciale importante.

De ce contează ce primești după finalizarea unui site

Când plătești pentru realizarea unui site, este normal să te întrebi ce primești concret la final. Pentru mulți antreprenori, răspunsul pare simplu: site-ul. În realitate, un site este format din mai multe componente diferite, iar fiecare poate avea reguli, accesuri și drepturi separate.

Un site poate include:

• domeniu
• hosting
• cont de administrare
• design
• texte
• imagini
• cod
• licențe pentru teme sau plugin-uri
• conturi de analytics
• e-mailuri
• baze de date
• formulare
• integrări cu plăți
• integrări cu newsletter
• conturi de reclame
• documente juridice
• backupuri

De aceea, întrebarea corectă nu este doar „cine deține site-ul?”, dar mai degrabă „ce elemente trebuie să fie pe numele meu, ce accesuri trebuie să primesc și ce drepturi am asupra materialelor create?”.

Dacă aceste lucruri nu sunt clarificate, pot apărea probleme mai târziu. De exemplu, vrei să schimbi agenția, dar domeniul este pe alt cont. Vrei să actualizezi site-ul, dar nu ai acces complet. Vrei să folosești design-ul în alte materiale, dar nu știi dacă ai acest drept. Sau descoperi că licențele importante sunt pe contul prestatorului și nu mai primesc actualizări.

Un site cuprinde mai multe elemente

Un site este o combinație de servicii, fișiere, conturi, materiale creative și setări tehnice. Faptul că ai plătit pentru realizarea unui site nu înseamnă automat că deții orice componentă asociată lui, în orice formă.

De exemplu:

• domeniul poate fi înregistrat pe firma ta sau pe firma agenției
• hosting-ul poate fi al tău sau inclus într-un serviciu administrat
• tema poate avea licență anuală
• plugin-urile pot fi licențiate separat
• fotografiile pot fi cumpărate doar pentru utilizare pe acel site
• design-ul poate fi transferat doar după plata integrală
• codul custom poate include componente reutilizabile ale agenției
• conturile de tracking pot fi create pe e-mailul tău sau pe e-mailul prestatorului

Asta nu înseamnă că agenția sau freelancer-ul face ceva greșit dacă păstrează anumite componente în propriul sistem. Uneori este normal, mai ales în servicii de hosting administrat sau mentenanță. Problema apare atunci când clientul nu știe ce primește și ce nu primește.

Un proiect corect ar trebui să clarifice aceste lucruri înainte de începerea colaborării, ideal în ofertă și contract.

Domeniul site-ului

Domeniul este adresa prin care oamenii ajung pe site, de exemplu trsdesign.co. Acesta este unul dintre cele mai importante active digitale ale afacerii tale.

Pentru domeniile .ro, RoTLD este registrul oficial, iar regulile sale precizează că numele de domenii sunt alocate deținătorului; dacă înregistrarea este făcută de o altă persoană împuternicită, deținătorul domeniului este beneficiarul contractului.

Ideal, domeniul site-ului ar trebui să fie înregistrat pe numele firmei tale sau al persoanei care deține afacerea. Dacă domeniul este înregistrat pe numele agenției, al unui angajat sau al unei alte persoane, pot apărea complicații atunci când vrei să muți site-ul, să schimbi furnizorul sau să demonstrezi că adresa îți aparține.

Verifică:

• pe ce nume este înregistrat domeniul
• cine primește notificările de expirare
• ce adresă de e-mail este asociată contului
• cine poate modifica nameserverele
• cine poate transfera domeniul
• când expiră domeniul
• cine plătește reînnoirea

Pentru un site al unui business, domeniul nu ar trebui să depindă de buna-voință a unei persoane externe. Chiar dacă agenția îl cumpără pentru tine, este important să existe claritate asupra deținătorului.

Hosting-ul site-ului

Hosting-ul este spațiul unde sunt stocate fișierele și baza de date ale site-ului. Fără hosting, site-ul nu poate fi accesat online.

Aici există două variante obișnuite de hosting:

• cumpărat direct de client
• administrat de agenție sau freelancer

Ambele variante pot fi în regulă, dar trebuie să știi ce implică fiecare.

Dacă hosting-ul este pe numele tău, ai control direct asupra contului. Plătești abonamentul, primești notificările și poți schimba furnizorul dacă vrei.

Dar dacă hosting-ul este administrat de agenție, poate fi mai simplu și comod pentru tine. Agenția se ocupă de configurare, mentenanță, backup-uri, securitate și intervenții tehnice. Totuși, contractul ar trebui să spună clar:

• dacă site-ul poate fi mutat
• în ce condiții primești o copie completă
• ce se întâmplă dacă încetezi colaborarea
• cât costă hosting-ul
• ce resurse sunt incluse
• ce servicii tehnice sunt incluse
• cine răspunde în caz de downtime
• cât timp sunt păstrate backup-urile

Nu este suficient să știi că hosting-ul este inclus. Trebuie să știi ce se întâmplă dacă vrei să renunți la colaborare sau dacă ai nevoie de acces direct.

Accesul de administrator la site

După finalizarea unui site, clientul ar trebui să primească accesul necesar pentru administrare. Nivelul de acces depinde de platformă și de tipul proiectului.

Pentru un site WordPress, de exemplu, pot exista mai multe roluri:

• administrator
• editor
• autor
• shop manager
• client
• roluri personalizate

Nu orice client are nevoie să folosească zilnic un cont de administrator, dar este important să știe cine are acces complet. Dacă agenția păstrează contul principal și clientul primește doar acces limitat, acest lucru trebuie explicat.

În practică, după finalizarea site-ului, ar trebui să fie clar cine poate:

• instala plugin-uri
• modifica tema
• edita pagini
• accesa comenzile
• modifica setările de plată
• vedea datele clienților și accesul acestora
• vedea cine are cont de administrator

Pentru magazine online, accesul trebuie tratat cu și mai multă atenție. Nu toți oamenii din echipă trebuie să aibă acces la toate datele. Un angajat care procesează comenzi nu are neapărat nevoie să instaleze plugin-uri sau să modifice setările site-ului.

Designul site-ului

Design-ul este partea vizuală a site-ului: layout, structură, culori, secțiuni, stiluri, iconițe, elemente grafice și experiența generală.

Aici apare o întrebare importantă: ai dreptul să folosești design-ul doar pe acel site sau îl poți refolosi și în alte materiale?

Răspunsul trebuie să fie în contract.

De exemplu, contractul poate stabili că:

• design-ul final poate fi folosit de client pentru site-ul respectiv
• drepturile asupra design-ului se transferă după plata integrală
• fișierele sursă se predau sau nu se predau
• agenția poate include proiectul în portofoliu
• componentele interne reutilizabile rămân ale agenției
• clientul nu poate revinde design-ul ca template

Legea nr. 8/1996 protejează operele originale de creație intelectuală, iar programele pentru calculator și operele grafice pot intra în sfera dreptului de autor; aceeași lege prevede că cesiunea dreptului de utilizare a unui program pentru calculator nu implică automat transferul dreptului de autor asupra acestuia.

Pe scurt, plata unui site nu înseamnă automat că primești toate drepturile posibile asupra tuturor elementelor. Trebuie stabilit clar ce se transferă și ce rămâne la autor, agenție sau furnizori terți.

Textele de pe site

Textele sunt o parte importantă a site-ului. Ele pot fi scrise de client, de agenție, de un copywriter sau generate inițial cu ajutorul unor instrumente AI și apoi editate.

Trebuie clarificat cine răspunde pentru texte și cine are dreptul să le folosească.

Dacă tu trimiți textele, este responsabilitatea ta să te asiguri că nu sunt copiate de pe alt site și că ai dreptul să le publici. Dacă agenția scrie textele, contractul ar trebui să spună dacă ele sunt incluse în preț și dacă drepturile se transferă către tine.

Pentru un site finalizat, ar trebui să știi dacă:

• textele sunt originale
• le poți modifica
• le poți folosi și în alte materiale
• există texte preluate din surse externe
• textele juridice au fost redactate de un jurist sau doar implementate tehnic
• cine a scris textele

Nu confunda textele comerciale cu documentele juridice. Faptul că agenția a creat site-ul nu înseamnă automat că își asumă și corectitudinea juridică a termenilor, politicii de confidențialitate sau politicii de retur, decât dacă acest lucru a fost agreat expres.

Imaginile, iconițele și materialele grafice

Un site poate folosi imagini realizate de client, fotografii stock, ilustrații, iconițe, imagini generate cu AI, bannere sau materiale grafice create de designer.

Pentru fiecare categorie, trebuie să existe claritate.

Verifică dacă:

• există licență pentru imaginile stock
• imaginile pot fi folosite comercial
• pot fi folosite și în reclame
• pot fi modificate
• imaginile demo din template au fost înlocuite
• fotografiile cu persoane au acordurile necesare
• iconițele sunt gratuite sau licențiate
• cine a furnizat imaginile

Un site poate arăta bine la lansare, dar dacă folosește imagini fără drept de utilizare, problema va apărea cu siguranță mai târziu. De aceea, la predare este util să ai o evidență a materialelor folosite și a surselor lor.

Codul și funcționalitățile custom

Dacă site-ul include dezvoltare personalizată, este foarte important să se clarifice ce primește clientul.

Codul custom poate include:

• funcționalități speciale
• module dezvoltate la comandă
• integrări API
• formulare personalizate
• filtre
• calculatoare
• configuratoare
• rapoarte
• automatizări
• plugin-uri proprii
• teme personalizate

Într-un contract, trebuie să fie clar dacă primești doar dreptul de utilizare a funcționalității în site sau dacă primești și drepturi mai largi asupra codului.

De multe ori, agențiile folosesc componente proprii, biblioteci sau soluții dezvoltate anterior. Este normal ca aceste elemente să nu fie transferate exclusiv clientului, dacă nu s-a agreat altceva. În același timp, clientul trebuie să poată folosi site-ul final fără blocaje nejustificate.

Întrebări utile:

• codul custom poate fi mutat pe alt hosting?
• funcționalitatea depinde de un cont extern?
• există documentație?
• se predă codul sursă?
• clientul îl poate modifica prin alt developer?
• există limitări de licență?
• ce se întâmplă dacă încetează colaborarea?

Pentru proiecte simple, aceste întrebări pot părea excesive. Pentru un site complex, ele sunt esențiale.

Licențele pentru teme și plugin-uri

Multe site-uri folosesc teme, plugin-uri și instrumente premium. Acestea pot avea licențe lunare, anuale sau lifetime.

Un site WordPress, de exemplu, poate depinde de plugin-uri:

• SEO
• pentru plăți
• de formulare
• de backup
• WooCommerce
• de securitate
• de traducere
• pentru livrare
• pentru optimizare
• page builder
• temă premium

Clientul trebuie să știe:

• ce licențe sunt folosite
• dacă suportul este inclus
• cine le-a cumpărat
• pe ce cont sunt înregistrate
• cât timp sunt valabile
• cine le reînnoiește
• ce se întâmplă dacă expiră
• dacă site-ul continuă să funcționeze
• dacă se mai primesc update-uri

Atenție: faptul că un plugin funcționează astăzi nu înseamnă că va primi actualizări fără licență activă. Un site poate deveni vulnerabil sau incompatibil dacă plugin-urile importante nu mai sunt actualizate.

Dacă agenția include licențele în mentenanță, este important să știi ce se întâmplă dacă renunți la mentenanță. Poți păstra pluginu-rile? Trebuie să cumperi propriile licențe? Se dezactivează anumite funcționalități? Aceste detalii trebuie discutate din timp.

Conturile de Google și monitorizare

După finalizarea unui site, nu ai nevoie doar de acces la panoul de administrare. Ai nevoie și de acces la conturile care îți arată cum performează site-ul.

Printre cele mai importante se află:

• Google Analytics
• Google Business Profile, dacă este relevant
• conturi de reclame
• Meta Pixel
• Google Search Console
• platforma de newsletter
• CRM
• Google Tag Manager
• instrumente de heatmaps
• conturi de monitorizare SEO

Aceste conturi ar trebui, în mod ideal, să fie create pe adrese de e-mail controlate de client sau să ofere clientului acces de proprietar.

Dacă Google Analytics este creat pe contul agenției, iar tu primești doar rapoarte, devii dependent de agenție pentru datele tale. Dacă schimbi colaborarea, poți pierde istoricul sau accesul.

Pentru un site de business, datele sunt importante. Ele arată traficul, sursele, conversiile, comportamentul utilizatorilor și performanța campaniilor. Nu le trata ca pe un detaliu tehnic.

E-mail-urile asociate site-ului

Un site poate avea și adrese de e-mail asociate domeniului, cum ar fi contact@numebrand.ro sau office@numebrand.ro.

Trebuie să fie clar:

• cine administrează e-mail-urile
• unde sunt găzduite
• cine plătește abonamentul
• câte adrese sunt incluse
• cine are acces la ele
• cum se face recuperarea parolei
• dacă există backup
• ce se întâmplă la încetarea colaborării

E-mail-urile sunt critice pentru afacere. Dacă pierzi accesul la ele, poți pierde comenzi, solicitări, facturi, mesaje de la clienți și acces la conturi unde e-mailul este folosit pentru autentificare.

Pentru un site finalizat, predarea accesurilor la e-mail sau clarificarea administrării lor ar trebui să fie parte din proces.

Conturile de plată și magazin online

Dacă site-ul este un magazin online, accesurile devin și mai importante.

Trebuie clarificat cine controlează:

• procesatorul de plăți
• contul bancar asociat
• platforma de facturare
• contul de curier
• setările de taxe
• conturile de marketplace, dacă există
• fluxurile de e-mail pentru comenzi
• conturile de client
• rapoartele de vânzări

Procesatorul de plăți trebuie să fie pe firma care încasează banii, nu pe firma agenției. Agenția poate ajuta la configurare, dar nu ar trebui să controleze banii clientului.

La fel, facturarea, curierul și conturile comerciale trebuie să fie configurate clar. Un site eCommerce este legat direct de operațiunile firmei, nu doar de design.

Baza de date și conținutul site-ului

Un site dinamic are, de obicei, o bază de date. Acolo pot exista:

• pagini
• articole
• produse
• comenzi
• conturi de utilizator
• comentarii
• setări
• formulare
• înscrieri
• date de client

Este important să știi dacă poți primi o copie completă a site-ului, inclusiv fișiere și bază de date.

Pentru un site simplu, acest lucru poate fi util dacă vrei să schimbi hosting-ul. Pentru un magazin online, este și mai important, pentru că baza de date poate conține istoricul comenzilor și informații necesare administrării afacerii.

Totuși, dacă baza de date conține date personale, predarea și exportul trebuie făcute cu grijă. Nu trimite arhive cu date de clienți prin canale nesigure și nu oferi acces persoanelor care nu au nevoie de el.

Documentele juridice ale site-ului

După finalizarea unui site, trebuie să fie clar cine a pregătit documentele juridice și cine răspunde pentru ele.

Un site poate avea nevoie de:

• termeni și condiții
• politică de confidențialitate
• politică de retur
• garanții
• politică de cookie-uri
• politică de livrare
• informări pentru formulare
• texte pentru newsletter
• acorduri pentru produse digitale
• pagină de contact cu datele firmei

Agenția poate implementa aceste pagini în site, dar asta nu înseamnă automat că a oferit consultanță juridică. Dacă documentele au fost furnizate de client, clientul răspunde pentru conținutul lor. Dacă au fost redactate de un jurist, ar trebui să existe claritate asupra versiunii finale.

La predarea site-ului, verifică dacă documentele sunt:

• publicate
• accesibile din footer
• corelate cu formularele
• corelate cu checkout-ul
• adaptate activității
• actualizate
• fără datele altei firme
• fără texte demo

Un site finalizat nu este complet dacă are pagini juridice goale, modele copiate sau link-uri lipsă.

Fișierele sursă

Mulți clienți cred că, la finalul proiectului, primesc automat toate fișierele sursă: fișiere Figma, PSD, AI, fotografii editabile, logo-uri, cod brut, template-uri și materiale de lucru.

Nu este întotdeauna așa.

Trebuie diferențiat între:

• site-ul final funcțional
• fișierele sursă folosite în proces
• conceptele neaprobate
• template-urile interne ale agenției
• componentele reutilizabile
• licențele terțe
• materialele finale exportate

Dacă ai nevoie de fișiere sursă, cere acest lucru înainte de începerea proiectului. Uneori ele sunt incluse, alteori se plătesc separat, iar uneori nu se predau.

Pentru design, de exemplu, poți primi site-ul final implementat, dar nu neapărat fișierul Figma. Pentru logo, poți primi PNG și SVG, dar nu neapărat toate fișierele de lucru. Totul depinde de acord.

Backup-uri și arhiva finală

La finalul proiectului, este util să existe un backup complet al site-ului.

Acesta poate include:

• fișierele site-ului
• baza de date
• tema
• plugin-urile
• fișierele media
• exporturi de conținut
• setări importante
• documentație
• accesuri relevante

Backup-ul este important în caz de mutare, eroare, atac, pierdere de date sau schimbare de furnizor.

Dacă agenția oferă mentenanță, backup-urile pot fi incluse lunar, săptămânal sau zilnic. Dacă nu există mentenanță, clientul ar trebui să știe cine se ocupă de backup după lansare.

Un site finalizat fără backup și fără acces clar este vulnerabil. Poate funcționa perfect azi, dar poate deveni greu de recuperat dacă apare o problemă.

Instruirea clientului

Predarea unui site nu înseamnă doar trimiterea unui link și a unei parole. Clientul trebuie să știe cum să folosească site-ul, cel puțin pentru operațiunile de bază.

În funcție de proiect, instruirea poate include:

• editarea textelor
• schimbarea imaginilor
• publicarea articolelor
• adăugarea produselor
• gestionarea comenzilor
• verificarea formularelor
• administrarea utilizatorilor
• folosirea cupoanelor
• exportul comenzilor
• citirea rapoartelor
• schimbarea banner-elor

Pentru un site simplu, poate fi suficient un scurt video sau un call de training. Pentru un magazin online, este recomandat un ghid mai clar.

Un site pe care clientul nu știe să îl folosească devine dependent de prestator chiar și pentru cele mai mici modificări.

Ce ar trebui să primești la predare

La finalizarea unui site, cere o predare organizată. Aceasta poate include un document simplu cu locurile unde are acces, explicații și responsabilități.

O listă utilă:

• link-ul site-ului final
• acces la Tag Manager
• acces administrator
• date despre domeniu
• date despre hosting
• acces FTP sau panel, dacă este cazul
• acces la baza de date, dacă este cazul
• licențele folosite
• cine reînnoiește licențele
• acces la Google Analytics
• acces la Search Console
• lista plugin-urilor importante
• informații despre backup
• acces la platforma de newsletter
• acces la conturile de plată, dacă există
• documentație pentru administrare
• politica privind mentenanța
• fișiere finale relevante
• confirmarea drepturilor transferate
• date de contact pentru suport

Nu toate proiectele au nevoie de toate aceste elemente. Așa cum am mai tot spus de-a lungul timpului, un site de prezentare simplu este diferit de un magazin online sau de o platformă custom. Important este ca predarea să fie clară și proporțională cu proiectul.

Ce trebuie clarificat în contract

Ca să nu apară discuții la final, mai multe lucruri trebuie clarificate înainte.

Contractul pentru realizarea unui site ar trebui să explice:

• ce se livrează și ce nu se livrează
• cine cumpără domeniul
• cine administrează hosting-ul
• ce acces primește clientul
• ce drepturi se transferă
• când se transferă drepturile
• ce licențe sunt incluse
• ce licențe se plătesc separat
• dacă se predau fișierele sursă
• dacă se oferă training
• cum oferă mentenanță, dacă este cazul
• ce se întâmplă la încetarea colaborării
• dacă proiectul poate fi folosit în portofoliu

Codul civil prevede principiul forței obligatorii a contractului: contractul valabil încheiat are putere de lege între părțile contractante. De aceea, ce scrie în contract contează foarte mult atunci când apar neînțelegeri.

Un acord clar protejează ambele părți. Clientul știe ce primește, iar prestatorul știe ce nu este obligat să livreze în afara proiectului agreat.

Greșeli frecvente după finalizarea unui site

Multe probleme apar nu la începutul proiectului, dar după lansare.

Greșeli frecvente:

• domeniul este pe numele agenției
• clientul nu are acces de administrator
• hosting-ul nu poate fi mutat ușor
• licențele expiră și nimeni nu știe cine le plătește
• Google Analytics este pe contul prestatorului
• clientul nu are acces la Search Console;
• fișierele sursă nu au fost discutate
• imaginile folosite nu au licență clară
• textele juridice sunt copiate
• nu există backup
• nu există training
• există neînțelegeri cu privire la mentenanță
• site-ul depinde de plugin-uri premium fără reînnoire
• conturile de plată au fost configurate greșit
• clientul nu știe cum să recupereze accesurile

Aceste probleme pot fi evitate printr-o predare corectă și printr-un contract clar.

Checklist: ce verifici după finalizarea unui site

Înainte să consideri proiectul închis, verifică următoarele:

Domeniu și hosting

• Domeniul este pe numele tău sau al firmei.
• Ai acces la contul de domeniu.
• Știi când expiră domeniul.
• Ai idee unde este găzduit site-ul.
• Se știe cine plătește hosting-ul.
• Știi dacă site-ul poate fi mutat.

Ai acces la

• Panoul de administrare.
• Google Analytics.
• Search Console.
• Tag Manager, dacă există.
• CRM sau alte platforme folosite.
• Conturile de plăți, dacă este magazin online.

Cunoști drepturile și licențele

• Asupra design-ului.
• Asupra textelor.
• Știi dacă imaginile au licență.
• Plugin-uri premium sunt folosite.
• Știi cine reînnoiește licențele.
• Știi dacă primești fișiere sursă.

Administrare

• Știi cum editezi paginile, imaginile, articolele
• Știi cum gestionezi comenzile, dacă există.
• Ai primit training sau documentație.
• Știi cui scrii pentru suport.

Siguranță

• Există backup.
• Site-ul are SSL activ.
• Formularele au fost testate.
• Plățile au fost testate.
• Plugin-urile sunt actualizate.
• Există un plan de mentenanță.

Concluzie

După finalizarea unui site, nu ar trebui să primești doar un link, un nume de utilizator și o parolă. Ar trebui să știi clar ce deții, ce poți administra, ce drepturi ai, ce licențe sunt folosite și ce se întâmplă dacă vrei să schimbi furnizorul.

Un site este format din multe componente: domeniu, hosting, design, texte, imagini, cod, licențe, conturi, date și integrări. Unele ar trebui să fie pe numele tău. Altele pot fi administrate de agenție, dar doar dacă înțelegi condițiile.

Cel mai important este să nu lași aceste lucruri neclare până la final. Întreabă dinainte cine deține domeniul, cine controlează hostingul, ce accesuri primești, ce drepturi se transferă și ce costuri apar după lansare.

Scrie-ne și hai să discutăm despre ce are nevoie afacerea ta pentru a avea o prezență online care chiar produce rezultate! Pentru mai multe articole, nu ezita să urmărești blog-ul nostru. Iar dacă ai nevoie de un site nou sau vrei să îți îmbunătățești site-ul actual, contactează-ne pentru un audit gratuit.