Articolul de mai jos are scop informativ și explică, pe înțelesul tuturor, ce date ale firmei ar trebui afișate pe un site. Informațiile nu înlocuiesc consultanța juridică, fiscală sau GDPR, mai ales dacă ai un magazin online, vinzi servicii către consumatori, activezi într-un domeniu reglementat sau colectezi date personale prin formulare.

De ce contează datele firmei pe site

Un site nu mai este de mult doar o carte de vizită digitală. Pentru multe firme, este locul în care clienții află cine se află în spatele afacerii, cum pot lua legătura cu firma, cum pot cumpăra, cum pot solicita informații și cum pot depune o reclamație.

De aceea, afișarea datelor firmei pe site nu ar trebui tratată cu superficialitate. Ele ajută la transparență, la încredere și la claritatea relației dintre client și business.

Un utilizator care intră pe site ar trebui să poată răspunde rapid la întrebări simple, precum:

• Cine administrează acest site?
• Este o firmă, un PFA sau o persoană fizică?
• Care este denumirea legală?
• Cum pot contacta firma?
• Unde pot trimite o solicitare?
• Unde pot trimite o reclamație?
• Cine îmi vinde produsul sau serviciul?
• Cine îmi prelucrează datele personale?

Dacă aceste informații lipsesc, site-ul poate părea neserios, chiar dacă design-ul este bun. Un site modern, dar fără date clare despre firmă, poate ridica semne de întrebare pentru clienți, parteneri și autorități.

Datele firmei pe site nu sunt doar pentru magazine online

Mulți antreprenori cred că datele firmei trebuie afișate doar dacă au un magazin online. În realitate, și un site de prezentare poate avea nevoie de informații clare despre firma care îl administrează.

De exemplu, datele firmei sunt importante pentru următoarele:

• de prezentare;
• magazin online;
• landing page de campanie;
• de servicii;
• platformă de cursuri;
• pentru programări;
• cabinet medical;
• avocat;
• contabilitate;
• consultanță;
• agenție;
• formulare de contact;
• newsletter;
• plăți online.

Diferența este că un magazin online are, de obicei, mai multe obligații de informare decât un site simplu de prezentare. Totuși, principiul rămâne același: utilizatorul trebuie să știe cu cine interacționează.

Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic prevede că furnizorul de servicii trebuie să pună la dispoziția destinatarilor și autorităților publice acces facil, direct, permanent și gratuit la informații precum denumirea, sediul, datele de contact, numărul de înmatriculare și codul de înregistrare fiscală, acolo unde se aplică.

Ce date ale firmei trebuie afișate pe site

Pentru un site obișnuit, datele de bază ar trebui să includă:

• denumirea legală a firmei;
• forma juridică;
• sediul social;
• codul unic de înregistrare;
• numărul de ordine în Registrul Comerțului;
• date de contact;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon, unde este cazul;
• informații despre TVA, dacă este relevant;
• autorizații sau apartenență profesională, dacă activitatea este reglementată.

Aceste informații ar trebui să fie scrise clar, nu ascunse într-o imagine, într-un PDF greu de găsit sau pe o pagină pe care utilizatorul nu ajunge niciodată.

Un exemplu simplu de afișare:

SC Nume Firmă SRL
CUI: RO12345678
Nr. Reg. Com.: J40/1234/2026
Sediu social: Str. Exemplu nr. 10, București, România
E-mail: contact@numefirma.ro
Telefon: 07xx xxx xxx

Dacă ai PFA, II sau IF, datele se adaptează formei juridice. Important este ca site-ul să arate clar cine este operatorul economic sau profesionistul care oferă produsul ori serviciul.

Denumirea legală a firmei

Primul lucru care trebuie să apară pe site este denumirea legală. Aceasta poate fi diferită de brand.

De exemplu, un site se poate numi „Beauty Studio Maria”, dar firma din spate poate fi „Maria Beauty Concept SRL”. Sau un site poate funcționa sub un brand comercial, dar facturile sunt emise de o altă societate.

Nu este o problemă să folosești un brand. Problema apare când pe site există doar brand-ul, fără firma reală.

Utilizatorul trebuie să poată vedea cine furnizează efectiv produsul sau serviciul. De aceea, pe site ar trebui să apară denumirea completă a firmei, nu doar logo-ul sau numele comercial.

Formulare clară:

„Acest site este administrat de Maria Beauty Concept SRL.”

Sau:

„Serviciile prezentate pe acest site sunt oferite de Maria Beauty Concept SRL.”

Această formulare este utilă mai ales atunci când brandul și firma nu au același nume.

CUI, CIF și numărul de la Registrul Comerțului

Pe un site de firmă, codul unic de înregistrare și numărul de ordine în Registrul Comerțului sunt informații esențiale. Ele ajută clientul să identifice juridic firma.

În funcție de forma juridică, poți avea:

• CUI;
• CIF;
• număr de ordine în Registrul Comerțului;
• alte date de identificare echivalente.

Legea nr. 365/2002 include printre informațiile generale codul de înregistrare fiscală și numărul de înmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, dacă furnizorul este înscris în Registrul Comerțului sau într-un registru public similar.

Pentru un site, aceste informații se pot afișa în footer, în pagina de contact și în Termeni și condiții. Nu este obligatoriu ca ele să ocupe mult spațiu vizual, dar trebuie să fie ușor de găsit.

Sediul social

Sediul social este o altă informație importantă. Pe site, acesta arată unde este stabilită firma din punct de vedere legal.

Pentru un magazin online sau pentru un site care vinde servicii la distanță, adresa firmei ajută clientul să știe cu cine încheie contractul și unde poate transmite corespondență, dacă este necesar.

În cazul contractelor la distanță, OUG nr. 34/2014 prevede obligații de informare înainte de încheierea contractului, inclusiv cu privire la identitatea profesionistului, adresa geografică unde este stabilit și datele care permit consumatorului să îl contacteze rapid și eficient.

Dacă sediul social este într-un apartament sau într-un spațiu de găzduire sediu social, este recomandat să discuți cu juristul sau contabilul despre forma exactă de afișare. Important este ca site-ul să nu lase impresia că firma este anonimă.

Datele de contact

Un site trebuie să ofere utilizatorului o metodă reală de contact. Nu este suficient să existe doar un formular, mai ales dacă formularul nu trimite corect mesajele sau dacă utilizatorul nu primește nicio confirmare.

Datele de contact pot include:

• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• formular de contact;
• adresă pentru corespondență;
• program de lucru;
• canal de suport;
• date pentru reclamații.

Pentru un site de prezentare, poate fi suficientă o pagină de contact clară. Pentru un magazin online, datele de contact trebuie să fie și mai vizibile, pentru că utilizatorul poate avea întrebări despre comenzi, livrare, retur, garanție sau plăți.

O greșeală frecventă este ca site-ul să aibă doar formular de contact, fără e-mail afișat. Dacă formularul nu funcționează, clientul nu mai are nicio metodă directă de comunicare.

O variantă mai bună:

„Pentru întrebări despre comenzi, ne poți contacta la contact@exemplu.ro sau prin formularul de contact de pe site.”

Unde pui datele firmei pe site

Datele firmei nu trebuie puse într-un singur loc ascuns. Ele ar trebui să apară în zonele în care utilizatorul are nevoie de ele.

Cele mai importante locuri sunt:

Footer

Footerul este zona cea mai obișnuită pentru datele firmei. Aici poți afișa denumirea legală, CUI, numărul de la Registrul Comerțului, sediul social și datele de contact.

Pentru un site simplu, footerul poate fi suficient dacă informațiile sunt complete și lizibile.

Pagina de contact

Pagina de contact ar trebui să conțină datele firmei, nu doar un formular. Este una dintre primele pagini pe care un utilizator o caută atunci când vrea să verifice seriozitatea unui site.

Termeni și condiții

Pentru un site comercial, Termenii și condițiile ar trebui să înceapă cu identificarea firmei care administrează site-ul. Aici trebuie să fie clar cine vinde, cine facturează și cine răspunde de produsele sau serviciile oferite.

Politica de confidențialitate

Dacă site-ul colectează date personale, Politica de confidențialitate trebuie să indice cine este operatorul de date. GDPR cere informarea persoanei vizate, inclusiv cu privire la identitatea și datele de contact ale operatorului, atunci când datele sunt colectate.

Checkout

Pentru un magazin online, utilizatorul ar trebui să poată vedea sau accesa ușor datele firmei înainte să plaseze comanda. Nu este ideal ca aceste informații să fie descoperite abia după plată.

E-mail-uri automate

E-mail-urile de confirmare, facturare sau suport pot include datele firmei în footer. Acest lucru ajută clientul să identifice rapid comerciantul, mai ales dacă brand-ul de pe site este diferit de denumirea legală.

Datele firmei în footer

Footer-ul este, de obicei, cel mai simplu loc în care poți afișa datele firmei pe site.

Exemplu:

Nume firmă SRL
CUI: …
Nr. Reg. Com.: …
Sediu social: …
E-mail: …
Telefon: …

Pentru un site cu design minimalist, poți păstra footer-ul aerisit și poți pune un link de tip „Date firmă” sau „Informații legale”, care duce către o pagină dedicată. Totuși, pentru magazine online, este mai bine ca informațiile esențiale să fie vizibile fără prea multe click-uri.

Nu este recomandat să pui datele firmei ca imagine. Textul trebuie să poată fi selectat, citit de motoarele de căutare și accesat ușor inclusiv de utilizatorii care folosesc tehnologii asistive.

Datele firmei în pagina de contact

Pagina de contact nu ar trebui să conțină doar un formular și o hartă. Pentru un site profesionist, pagina de contact ar trebui să arate clar cu cine ia legătura utilizatorul.

O structură bună poate include:

• denumirea legală a firmei;
• brand-ul, dacă este diferit;
• sediul social;
• adresa punctului de lucru, dacă există și este relevantă;
• e-mail;
• telefon;
• program de lucru;
• formular;
• link către Politica de confidențialitate;
• informații despre timpul estimat de răspuns.

Dacă ai mai multe departamente, poți separa datele:

• comenzi;
• suport;
• retururi;
• parteneriate;
• facturare;
• presă;
• recrutare.

Astfel, site-ul devine mai ușor de folosit și clientul ajunge mai repede la persoana potrivită.

Datele firmei în Termeni și condiții

În Termeni și condiții, datele firmei trebuie să fie clare încă de la început. Utilizatorul trebuie să știe cine administrează site-ul și cine este partea contractuală.

Exemplu de introducere:

„Site-ul numefirma.ro este administrat de Nume Firmă SRL, persoană juridică română, cu sediul social în București, Str. Exemplului nr. 10, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/1234/2026, CUI RO12345678, e-mail contact@numefirma.ro.”

Această zonă este importantă mai ales pentru un magazin online, o platformă de cursuri sau un site care vinde servicii. Clientul trebuie să știe cu cine încheie contractul înainte să plătească.

Datele firmei în Politica de confidențialitate

Dacă site-ul are formular de contact, cont de utilizator, newsletter, checkout, analytics, pixel de marketing sau orice altă funcționalitate care implică date personale, Politica de confidențialitate trebuie să identifice operatorul.

Asta înseamnă că în document trebuie să apară, de regulă:

• denumirea firmei;
• datele de contact;
• sediul sau datele de corespondență;
• adresa de e-mail pentru solicitări GDPR;
• datele responsabilului cu protecția datelor, dacă există și este cazul;
• scopurile pentru care sunt colectate datele.

Comisia Europeană explică faptul că persoanele ale căror date sunt colectate trebuie informate, printre altele, despre cine este societatea sau organizația care le colectează datele și care sunt datele sale de contact.

Pentru un site simplu, această secțiune poate fi scurtă. Pentru un site cu magazin online, conturi de client, plăți, newsletter și campanii de marketing, Politica de confidențialitate trebuie să fie mult mai specifică.

Datele firmei pentru magazin online

Un magazin online are nevoie de mai multă transparență decât un site de prezentare. Clientul plasează o comandă, plătește, primește produse sau servicii și poate avea nevoie de retur, garanție sau suport.

Pe un magazin online, datele firmei ar trebui să apară în:

• footer;
• pagina de contact;
• Termeni și condiții;
• Politica de confidențialitate, politica de retur și politica de livrare;
• checkout;
• e-mail-urile de confirmare;
• factură;
• pagina de reclamații sau suport, dacă există.

OUG nr. 34/2014 cere informarea consumatorului înainte de încheierea contractului cu privire la elemente precum identitatea profesionistului, adresa, datele de contact, prețul total, modalitățile de plată, livrare, executare și procedura de soluționare a reclamațiilor, acolo unde se aplică.

Pentru un magazin online, datele firmei nu sunt doar informații juridice. Ele fac parte din experiența de cumpărare. Un client care nu găsește firma din spatele site-ului poate abandona comanda.

Datele firmei pentru site de prezentare

Un site de prezentare poate avea mai puține pagini juridice decât un magazin online, dar asta nu înseamnă că datele firmei pot fi trecute cu vederea.

Dacă site-ul prezintă servicii și are formular de contact, ar trebui să existe cel puțin:

• denumirea firmei;
• CUI;
• număr Registrul Comerțului, dacă este cazul;
• sediu social;
• e-mail;
• telefon sau alt canal real de contact;
• Politică de confidențialitate;
• Politică de cookie-uri, dacă site-ul folosește cookie-uri sau tehnologii similare.

Pentru un site care oferă servicii, datele firmei ajută și la credibilitate. Un potențial client va avea mai multă încredere într-un site care afișează transparent cine oferă serviciul.

Datele firmei pentru profesii reglementate

Pentru anumite domenii, datele firmei nu sunt suficiente. Poate fi necesar să afișezi și informații despre autorizații, organism profesional sau reglementări aplicabile.

Exemple de domenii unde pot exista cerințe speciale:

• avocatură;
• servicii medicale;
• psihologie;
• arhitectură;
• contabilitate;
• consultanță financiară;
• turism;
• educație acreditată;
• servicii reglementate.

Legea nr. 365/2002 menționează și informații precum datele autorității competente, atunci când activitatea este supusă unui regim de autorizare, precum și detalii privind titlul profesional, corpul profesional și reglementările aplicabile în cazul activităților profesionale reglementate.

Dacă site-ul este pentru un cabinet medical, un avocat sau un psiholog, nu trata pagina de contact ca pe un site obișnuit. Verifică și regulile profesiei respective.

Datele firmei și prețurile afișate pe site

Dacă site-ul afișează prețuri, acestea trebuie prezentate clar. Utilizatorul trebuie să înțeleagă ce plătește, dacă prețul include TVA, dacă există costuri suplimentare și dacă livrarea este inclusă.

Legea nr. 365/2002 prevede că tarifele aferente serviciilor oferite trebuie indicate cu respectarea normelor privind comercializarea produselor și serviciilor de piață, cu precizarea includerii sau neincluderii TVA, precum și a cheltuielilor de livrare, dacă este cazul.

Pentru un site de servicii, poți preciza:

• prețurile sunt exprimate în lei;
• prețurile includ sau nu includ TVA;
• oferta finală poate varia în funcție de proiect;
• serviciile suplimentare se facturează separat.

Pentru un magazin online, trebuie să fie clar:

• prețul produsului;
• TVA inclus sau neaplicabil;
• costul livrării;
• costuri suplimentare;
• suma totală înainte de plată.

Datele firmei și ANPC / SAL

Pentru site-uri care vând online către consumatori, pot exista și obligații legate de informarea privind soluționarea alternativă a litigiilor. Acestea nu înlocuiesc datele firmei, dar sunt tot informații importante pe care utilizatorul trebuie să le poată găsi.

Ordinul ANPC nr. 449/2022, în forma actualizată, prevede că anumite site-uri de vânzări, preluare comenzi online sau publicitate la produse ori servicii trebuie să afișeze pe prima pagină pictograma SAL, cu dimensiunea de 250 × 50 pixeli și link către platforma electronică SAL.

Pentru un magazin online, este bine să separi clar:

• datele firmei;
• link-ul către ANPC/SAL, dacă se aplică;
• politica de retur;
• politica de livrare;
• termenii și condițiile;
• pagina de reclamații sau suport.

Greșeli frecvente pe site

Cele mai multe probleme apar când datele firmei sunt incomplete, ascunse sau neactualizate.

Greșeli frecvente:

• site-ul afișează doar brand-ul, nu firma legală;
• nu apare CUI-ul sau numărul de la Registrul Comerțului;
• nu există sediu social;
• există doar formular, fără e-mail;
• datele sunt puse într-o imagine, într-un PDF;
• datele din footer diferă de cele din Termeni și condiții;
• informațiile din Politica de confidențialitate sunt vechi;
• site-ul folosește datele altei firme;
• firma din factură nu coincide cu firma de pe site;
• magazinul online nu are informații clare despre reclamații;
• pagina de contact nu are nicio informație legală;
• site-ul este în română, dar datele firmei sunt greu de găsit;
• footer-ul conține doar link-uri către social media.

Cum verifici dacă datele de pe site sunt corecte

Înainte să publici sau să refaci un site, verifică toate locurile în care apar datele firmei.

Uită-te în:

• footer;
• pagina de contact;
• Termeni și condiții;
• Politici: Politica de confidențialitate, politica de cookie-uri, politica de retur și politica de livrare;
• checkout;
• e-mailurile automate;
• facturi;
• pagina de mulțumire;
• formulare;
• pop-up-uri;
• landing page-uri;
• pagini vechi indexate în Google.

Pentru un site făcut pe WordPress, verifică și:

• setările temei;
• template-urile de footer;
• Elementor Theme Builder;
• setările WooCommerce;
• e-mail-urile WooCommerce;
• plugin-urile de facturare;
• plugin-urile de GDPR;
• paginile salvate ca template;
• paginile de landing duplicate.

Datele firmei pe landing page-uri

Un landing page folosit în campanii nu ar trebui să fie rupt complet de restul site-ului. Dacă trimiți trafic din reclame către o pagină separată, utilizatorul trebuie să poată identifica firma din spatele ofertei.

Pe un landing page, poți include:

• datele firmei în footer;
• link către Termeni și condiții;
• link către Politica de confidențialitate;
• date de contact;
• informații despre operatorul campaniei;
• link către pagina principală a site-ului.

Acest lucru este important mai ales dacă landing page-ul colectează lead-uri, vinde produse, promovează servicii sau rulează campanii plătite.

Un landing page fără date clare poate părea suspect, chiar dacă aparține unei firme reale.

Datele firmei în formulare

Dacă site-ul are formulare, datele firmei sunt relevante și din perspectiva GDPR. Utilizatorul trimite nume, e-mail, telefon sau alte informații personale, deci trebuie să știe cine le primește.

Lângă formular, poți avea o informare scurtă:

„Datele transmise prin acest formular vor fi prelucrate de Nume Firmă SRL pentru a răspunde solicitării tale. Mai multe informații găsești în Politica de confidențialitate.”

Această informare nu înlocuiește Politica de confidențialitate, dar ajută utilizatorul să înțeleagă rapid ce se întâmplă.

Pentru un site cu formulare multiple, verifică dacă fiecare formular are scop clar:

• contact;
• ofertă;
• programare;
• newsletter;
• comandă;
• descărcare resursă;
• înscriere la curs;
• solicitare retur;
• reclamație.

Fiecare formular poate implica date diferite și, uneori, informări diferite.

Ce faci dacă brand-ul este diferit de firma legală

Este foarte comun ca un site să funcționeze sub un brand, iar firma legală să aibă altă denumire.

De exemplu:

• brand: „TRS Design”;
• firmă: „Green TRS Online SRL”.

În această situație, site-ul trebuie să facă legătura clară între brand și firmă.

Formulare simplă:

„TRS Design este un brand operat de Green TRS Online SRL.”

Astfel, utilizatorul înțelege că brand-ul este numele comercial, iar firma este entitatea juridică responsabilă.

Checklist rapid pentru datele firmei pe site

Înainte să consideri site-ul complet, verifică următoarele:

Date de identificare

• Denumirea legală a firmei este afișată.
• Forma juridică este clară.
• CUI/CIF este afișat.
• Numărul de la Registrul Comerțului este afișat, dacă se aplică.
• Sediul social este menționat.
• Datele sunt actuale.

Date de contact

• Există o adresă de e-mail vizibilă.
• Există un telefon sau alt canal real de contact, unde este cazul.
• Formularul de contact funcționează.
• Utilizatorul primește confirmare sau răspuns.
• Există contact pentru reclamații sau suport, dacă este relevant.

Zone de afișare

• Datele firmei apar în footer, în pagina de contact și în Termeni și condiții.
• Operatorul este identificat în Politica de confidențialitate.
• Datele apar în checkout, dacă este magazin online.
• Datele apar în e-mail-urile automate, dacă este relevant.

Coerență

• Aceeași firmă apare peste tot pe site.
• Datele din site coincid cu datele de pe factură.
• Datele din documentele juridice nu sunt vechi.
• Nu există informații copiate de la altă firmă.
• Brandul este legat clar de firma legală.

Elemente suplimentare

• Afișarea informațiilor despre TVA, dacă este cazul.
• Menționarea autorizațiilor, dacă activitatea este reglementată.
• Afișarea informațiilor ANPC/SAL, dacă se aplică.
• Politica de confidențialitate este adaptată site-ului.
• Politica de cookie-uri este actualizată.

Concluzie

Datele firmei pe site sunt o parte esențială a transparenței. Nu contează doar pentru autorități, ci și pentru utilizatori. Un client care găsește rapid firma, CUI-ul, sediul și datele de contact are mai multă încredere să trimită o solicitare, să cumpere sau să lase date personale.

Un site corect ar trebui să arate clar cine îl administrează, cine vinde, cine facturează, cine răspunde la solicitări și cine prelucrează datele personale. Pentru un magazin online, ele trebuie integrate în footer, contact, checkout, termeni, politici și e-mail-uri automate.

Cel mai important este ca datele să fie reale, actuale și ușor de găsit. Un site profesionist nu ascunde firma din spate, ci o afișează clar, într-un mod care inspiră încredere.

Scrie-ne și hai să discutăm despre ce are nevoie afacerea ta pentru a avea o prezență online care chiar produce rezultate! Pentru mai multe articole, nu ezita să urmărești blog-ul nostru. Iar dacă ai nevoie de un site nou sau vrei să îți îmbunătățești site-ul actual, contactează-ne pentru un audit gratuit.